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想定外対応

席移動、価格交渉、後払い、シフト変更など、通常フローから外れる20ケースをまとめました。ケース別に最短手順と確認ポイントを固定し、現場判断を短くします。

想定外対応のシチュエーションイメージ

この章のねらい

先に判断の順番をそろえて、迷いを減らします。

同じ画面を見ても、見る順番が違うと判断が遅れます。この章では、確認の順番を固定して現場の止まりを減らすことを目的にしています。

  • 先に「通常業務」を確認してから読むと、例外時の差分を理解しやすくなります。
  • 想定外対応は、判断者と承認者を分けることでミスを減らせます。
  • 後払い・請求書払い・高額会計は、必ず証跡を残す運用を前提にします。

想定外ケース

現場で止まりやすい20ケース

トラブル時は「最短手順」と「確認ポイント」を先に見ることで、判断の抜け漏れを減らせます。

空席が足りない

利用端末: ホールスタッフ: スマホ / マネージャー: スマホ
担当ロール: ホールスタッフ、マネージャー

最短手順

  1. フロア状況を確認する。
  2. 空き見込み席を確認する。
  3. 必要時は付け回し依頼を送る。

確認ポイント

  • 待機時間の長い卓を優先して調整する。
  • 無理な案内を避けるため定員を確認する。
ホールフロア画面

席移動が必要になった

利用端末: ホールスタッフ: スマホ / マネージャー: スマホ
担当ロール: ホールスタッフ、マネージャー

最短手順

  1. 席移動依頼を起票する。
  2. マネージャーが確認する。
  3. 移動先確定後に状態を確認する。

確認ポイント

  • 移動先テーブルを未指定のまま送信しない。
  • 移動理由を記録する。
席移動依頼画面

付け回しを変更したい

利用端末: ホールスタッフ: スマホ / マネージャー: スマホ
担当ロール: ホールスタッフ、マネージャー

最短手順

  1. 現状を確認する。
  2. 候補を選ぶ。
  3. 依頼確定後に反映を確認する。

確認ポイント

  • 候補外キャストを選ぶ理由を共有する。
  • 送信中は重複送信しない。
付け回し候補画面

価格交渉が入った

利用端末: マネージャー: スマホ / 経理責任者: PC
担当ロール: マネージャー、経理責任者

最短手順

  1. 伝票の現状態を確認する。
  2. 修正方針を決める。
  3. 承認ルールに沿って修正する。

確認ポイント

  • 値引き権限を確認する。
  • 修正理由を監査ログに残す。
伝票詳細画面

会計内容を修正したい

利用端末: マネージャー: スマホ / 経理責任者: PC
担当ロール: マネージャー、経理責任者

最短手順

  1. 変更理由を整理する。
  2. 修正申請を作成する。
  3. 承認後に再確認する。

確認ポイント

  • 差分金額を明示する。
  • 修正後の支払い状態を再点検する。
伝票管理画面

支払い方法を変更したい

利用端末: ホールスタッフ: スマホ / 経理責任者: PC
担当ロール: ホールスタッフ、マネージャー、経理責任者

最短手順

  1. 現場で希望を確認する。
  2. 管理側で支払い方法を更新する。
  3. 支払い記録を再確認する。

確認ポイント

  • 分割支払いの内訳を記録する。
  • カード手数料の扱いを確認する。
支払い記録画面

後払いにしたい

利用端末: マネージャー: スマホ / 経理責任者: PC
担当ロール: 店舗オーナー、マネージャー、経理責任者

最短手順

  1. 後払い許可設定を確認する。
  2. 顧客情報の不足を補完する。
  3. 後払いへ切り替えて記録する。

確認ポイント

  • 請求先情報の不足を残さない。
  • 回収予定日を共有する。
後払い設定画面

請求書払いにしたい

利用端末: 店舗オーナー: PC / 経理責任者: PC
担当ロール: 店舗オーナー、経理責任者

最短手順

  1. 請求書払いの利用可否を確認する。
  2. 請求先情報を確認する。
  3. 請求フローを台帳へ登録する。

確認ポイント

  • 支払期日と責任者を明確にする。
  • 証跡添付を忘れない。
請求管理画面

注文を取り消したい

利用端末: ホールスタッフ: スマホ / マネージャー: スマホ
担当ロール: ホールスタッフ、マネージャー

最短手順

  1. 対象注文を選ぶ。
  2. 提供状態を確認する。
  3. ルールに沿って取消する。

確認ポイント

  • 提供済み取消は承認要否を確認する。
  • 取消理由を残す。
ホール注文画面

顧客が重複登録されている

利用端末: マネージャー: PC
担当ロール: マネージャー

最短手順

  1. 顧客候補を比較する。
  2. 統合対象を決める。
  3. 統合後の履歴を確認する。

確認ポイント

  • 誤統合を防ぐため来店履歴を確認する。
  • 統合後に検索結果を再確認する。
顧客統合画面

招待リンクの期限が切れた

利用端末: マネージャー: PC
担当ロール: マネージャー

最短手順

  1. 期限切れリンクを確認する。
  2. 新しいリンクを再発行する。
  3. 旧リンクの利用停止を周知する。

確認ポイント

  • 同一役割に複数リンクが乱立しないよう整理する。
  • 再送先メールを確認する。
招待管理画面

承認待ちのまま使えない

利用端末: マネージャー: PC / 対象メンバー: PC or スマホ
担当ロール: マネージャー、対象メンバー

最短手順

  1. 承認待ちステータスを確認する。
  2. 役割割当を見直す。
  3. 承認後に再ログインを案内する。

確認ポイント

  • 別メールで登録していないか確認する。
  • 利用中の店舗が正しいか確認する。
承認待ち画面

遅刻や欠勤が発生した

利用端末: マネージャー: スマホ / キャスト: スマホ
担当ロール: マネージャー、キャスト

最短手順

  1. 対象シフトを開く。
  2. 状態を更新する。
  3. 代替配置を決める。

確認ポイント

  • 出勤要請の再送が必要か判断する。
  • 勤怠ログの時刻整合を確認する。
シフト状態更新画面

シフト変更が続いている

利用端末: マネージャー: PC+スマホ
担当ロール: マネージャー

最短手順

  1. 変更頻度の高い日を確認する。
  2. 不足時間帯を抽出する。
  3. 要請条件を見直して再配分する。

確認ポイント

  • 週次で傾向を確認する。
  • 同伴予定と衝突していないか確認する。
シフト管理画面

高額会計で確認を厳密にしたい

利用端末: 店舗オーナー: PC / マネージャー: スマホ / 経理責任者: PC
担当ロール: 店舗オーナー、マネージャー、経理責任者

最短手順

  1. 高額会計フラグを確認する。
  2. 承認ラインに沿って確認する。
  3. 確定後に監査ログを確認する。

確認ポイント

  • 承認者不在時の代替手順を決める。
  • 値引き履歴を残す。
伝票管理画面

ボトルキープを扱いたい

利用端末: マネージャー: PC / ホールスタッフ: スマホ
担当ロール: マネージャー、ホールスタッフ

最短手順

  1. キープ対象メニューを確認する。
  2. 顧客紐付けを確認する。
  3. 現場運用ルールを共有する。

確認ポイント

  • 在庫とキープ残量の扱いを統一する。
  • 誤操作時の修正手順を決める。
伝票管理画面

店舗設定を営業中に変えたい

利用端末: 店舗オーナー: PC / マネージャー: PC
担当ロール: 店舗オーナー、マネージャー

最短手順

  1. 影響範囲を確認する。
  2. 即時変更か営業後変更か決める。
  3. 変更内容を共有する。

確認ポイント

  • 会計・承認ルール変更は営業中に実施しない。
  • 変更後に担当者へ周知する。
店舗設定画面

アプリがうまく開かない

利用端末: ホールスタッフ・キャスト: スマホ / マネージャー: PC
担当ロール: ホールスタッフ、キャスト、マネージャー

最短手順

  1. 招待リンクを確認する。
  2. ログイン方式を確認する。
  3. 必要なら再招待する。

確認ポイント

  • 承認待ち状態を見落とさない。
  • 別アカウント重複登録を確認する。
ログイン画面

通知が多すぎて追えない

利用端末: 店舗オーナー: PC / マネージャー: PC+スマホ
担当ロール: 店舗オーナー、マネージャー

最短手順

  1. 通知カテゴリを確認する。
  2. 不要通知を整理する。
  3. 運用ルールを再共有する。

確認ポイント

  • 緊急通知の閾値を下げすぎない。
  • カテゴリ順を統一する。
マネージャーホーム画面

どの役割で入ればよいかわからない

利用端末: 全員: PC or スマホ
担当ロール: 全ロール

最短手順

  1. 担当業務を確認する。
  2. 適切な役割を割り当てる。
  3. 必要なら招待し直す。

確認ポイント

  • 英語ロールコードではなく日本語で説明する。
  • 承認者を決めてから再招待する。
役割別デバイス構成図

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